现代企业文书写作20657.PPT
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1、现代企业文书写作现代企业文书写作现代企业文书写作现代企业文书写作文书写作培训资料文书写作培训资料1讲授目录讲授目录一、文书写作概述一、文书写作概述二、中国公文写作二、中国公文写作三、商务信函写作三、商务信函写作四、经济文书写作四、经济文书写作五、常用工作文书五、常用工作文书六、社交礼仪文书六、社交礼仪文书2第一部分:文书写作概述第一部分:文书写作概述1、文书写作特点、文书写作特点2、文书写作要求、文书写作要求3、文书写作程序、文书写作程序31、文书写作特点、文书写作特点1、使用广泛,对象明确、使用广泛,对象明确2、约定俗成,格式固定、约定俗成,格式固定3、内容真实,实事求是、内容真实,实事求是
2、4、讲究时效,重视办理、讲究时效,重视办理5、语言明确,风格独特、语言明确,风格独特4文体文体文体文体多为陈述或说明式多为陈述或说明式多为陈述或说明式多为陈述或说明式以叙述为基础以叙述为基础对人或事的过程的交代,对人或事的过程的交代,反映情况侧重叙述,但要概括反映情况侧重叙述,但要概括以议论为手段以议论为手段对事情的评价,阐明道理对事情的评价,阐明道理偏重议论,但要针对主题偏重议论,但要针对主题以说明为目的以说明为目的摆出事情的真相,提出要摆出事情的真相,提出要求多用说明,但要简明求多用说明,但要简明5按作用分类按作用分类指挥性文书指挥性文书指示指示规范性文书规范性文书章程章程报请性文书报请性
3、文书请示请示知照性文书知照性文书通知通知联络性文书联络性文书信函信函记录性文书记录性文书会议记录会议记录报导性文书报导性文书新闻新闻法律性文书法律性文书合同合同62、文书写作要求、文书写作要求意思明确意思明确明白无误,让人一目了然明白无误,让人一目了然文理通顺文理通顺即流畅表达,又显示写作水平即流畅表达,又显示写作水平观点正确观点正确有道理,不搞歪理有道理,不搞歪理实事求是实事求是真实,不掩饰,不夸张真实,不掩饰,不夸张及时迅速及时迅速讲效率,讲效益,不拖拉误事讲效率,讲效益,不拖拉误事简明生动简明生动增加可读性,防白话、套话、干巴巴增加可读性,防白话、套话、干巴巴层次分明层次分明有先有后,段
4、落清晰,不转圈有先有后,段落清晰,不转圈标点规范标点规范正确运用,防一逗到底正确运用,防一逗到底格式适宜格式适宜不同文种用不同格式不同文种用不同格式7l l简明简明用词简单明了,直截了当用词简单明了,直截了当l l准确准确用词含义明确,不会误解用词含义明确,不会误解l l朴实朴实用词通俗自然,恰如其用词通俗自然,恰如其分分l l庄重庄重用词严肃端庄,不多情用词严肃端庄,不多情感感l l规范规范用词符合语法,讲究逻用词符合语法,讲究逻辑辑应用性文字要求应用性文字要求8标点符号歌标点符号歌一句话说完,划个小圆圈一句话说完,划个小圆圈句号句号中间要停顿,圆点加尾尖中间要停顿,圆点加尾尖逗号逗号并列词
5、语间,点个瓜子片并列词语间,点个瓜子片顿号顿号并列分句间,圆点加逗点并列分句间,圆点加逗点分号分号总结导语前,上下两圆点总结导语前,上下两圆点冒号冒号疑惑或发问,耳朵坠耳环疑惑或发问,耳朵坠耳环问号问号9标点符号歌标点符号歌命令感叹语,滴水下屋檐命令感叹语,滴水下屋檐感叹号感叹号引文特殊词,蝌蚪上下窜引文特殊词,蝌蚪上下窜引号引号文中要注解,两头各半弦文中要注解,两头各半弦括号括号转折或注解,一横写后边转折或注解,一横写后边破折号破折号意思说不完,六点紧相连意思说不完,六点紧相连省略号省略号特别重要处,字下加圆点特别重要处,字下加圆点着重点着重点10努力提高写作能力努力提高写作能力1、提高文字
6、表达能力、提高文字表达能力2、积累相应专业知识、积累相应专业知识3、熟悉文书格式要求、熟悉文书格式要求4、掌握政策理论水平、掌握政策理论水平5、具有严谨写作态度、具有严谨写作态度113、文书写作程序、文书写作程序明确写作主旨明确写作主旨给写作定位,目的?写什么?给写作定位,目的?写什么?文种?怎么写?文种?怎么写?收集信息资料收集信息资料供写作参考,需要哪些?怎供写作参考,需要哪些?怎么收集?如何整理?么收集?如何整理?拟定结构提纲拟定结构提纲搭写作框架,通盘安排,强搭写作框架,通盘安排,强化要点,有祥有简化要点,有祥有简完成正文草稿完成正文草稿填写作内容,按照提纲一步填写作内容,按照提纲一步
7、步充实内容,加工成章步充实内容,加工成章认真修改检查认真修改检查定写作终稿,反复推敲斟酌,定写作终稿,反复推敲斟酌,直至满意直至满意12二、中国公文写作二、中国公文写作1、公文的作用特点、公文的作用特点2、公文的范围、类型、公文的范围、类型7、通知和通报、通知和通报3、公文的处理方法和程序、公文的处理方法和程序8、报告、报告4、公文的行文规则、公文的行文规则9、请示、请示5、公文的通用格式、公文的通用格式10、函、函6、公文的种类、公文的种类11、会议、会议纪要纪要131、中国公文的作用、中国公文的作用公公文文-国国家家机机关关、社社团团组组织织、企企事事业业单单位位在在公公务务活活动动中中行
8、行使使职职权权制制定定的的公务文书。公务文书。公文性质公文性质工具工具公文作用公文作用-1、贯彻政策、规范行为;、贯彻政策、规范行为;2、通报情况、指导工作;、通报情况、指导工作;3、方便查找、积累史料;、方便查找、积累史料;14公文的特点公文的特点公文特点公文特点-1、制发者的法定性;、制发者的法定性;2、作用的权威性;、作用的权威性;3、效用的现实性;、效用的现实性;4、体式的规范性;、体式的规范性;5、制作的程序性;、制作的程序性;152、中国公文范围、中国公文范围按事业范围分按事业范围分-专用公文;通用公文专用公文;通用公文按行文方向分按行文方向分-上行文;下行文;平行文上行文;下行文
9、;平行文按公文来源分按公文来源分-收进文;外发文;内部文收进文;外发文;内部文按发文性质分按发文性质分-问文;复文问文;复文按处理要求分按处理要求分-参阅性公文;承办性公文参阅性公文;承办性公文按办文时间分按办文时间分-特急文(特急件);急办文特急文(特急件);急办文(急件);常规文(平件)(急件);常规文(平件)按按机机密密程程度度分分-绝绝密密文文;机机密密文文;秘秘密密文文;普普通文通文163、公文处理方法和程序、公文处理方法和程序三大环节:三大环节:1、发文处理:、发文处理:拟拟稿稿-审审核核-签签发发-登登记记-缮缮印印-用用印印-分发分发2、收文处理:、收文处理:签签收收-登登记记
10、-分分办办-拟拟办办-批批办办-承承办办-催办催办-督办督办-办复办复3、公文管理:、公文管理:制制定定立立卷卷类类目目表表-归归卷卷-调调用用-立立卷卷-归归档档-销毁销毁174、公文行文规则、公文行文规则l l行文关系要和隶属关系一致行文关系要和隶属关系一致l l行文方式要根据工作需要灵活掌握行文方式要根据工作需要灵活掌握l l行文名义和内容要与发文机关的职权范围行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应相对应l l行文线路要尽量缩短行文线路要尽量缩短l l处理好主送与抄送的关系处理好主送与抄送的关系l l经过批准,有些文件可以通过新闻媒介公经过批准,有些文件可以通过新闻媒介公开发布开发布
11、l l如有必要,可以联合行文如有必要,可以联合行文l l党政之间的行文关系要按规定执行党政之间的行文关系要按规定执行185、通用公文的格式、通用公文的格式1、排版、排版自左至右自左至右2、单位、单位国家法定计量单位国家法定计量单位3、字体、字体发文单位初号宋体发文单位初号宋体标题标题2、3号宋体号宋体4、用纸、用纸A4、B55、文头、文头套红,占首页三分之一套红,占首页三分之一19文头部分格式(红头上文头部分格式(红头上1/3)1、代码、代码5、收文处理章、收文处理章、2、份号、份号3、秘级、秘级4、紧急程度、紧急程度6、文件版头、文件版头7、发文字号、发文字号8、签发人、签发人20行文部分(
12、下行文部分(下2/3)1、标、标题题2、题注、题注3、主送单位、主送单位4、正文、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、发文署名、发文署名7、成文日期、成文日期5、附件说明、附件说明8、印章、印章21文尾部分(最后)文尾部分(最后)1、主题词、主题词2、抄送单位、抄送单位3、印发说明、印发说明4、页码(单右双左)、页码(单右双左)22通用公文惯用语通用公文惯用语一、开篇起首的惯用语一、开篇起首的惯用语根据根据、遵照、遵照、按照、按照、兹将、兹将(因、有、介绍、证明、就派)(因、有、介绍、证明、就派)为了为了、关于关于、敬悉、敬悉等。等。终篇收
13、束的惯用语终篇收束的惯用语此致敬礼、特此此致敬礼、特此、恳请、恳请;妥否,请;妥否,请、当否,请、当否,请、以上、以上如无不当请如无不当请、为盼、为盼、为荷、为荷、为感等。为感等。23公文序码标示公文序码标示第一层第一层-一、二、三、四一、二、三、四第二层第二层-(一)、(二)、(三)、(一)、(二)、(三)、第三层第三层-1、2、3、4、第四层第四层-(1)、()、(2)、()、(3)、)、第五层第五层-、246、中国公文种类、中国公文种类12类类13种种1命令命令发布重要行政法规,采取强制 性 行政措施2决定决定对重要事项或重大行动的安排3议案议案各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审
14、议事项4指示指示对下级布置工作,阐明工作活动 的指导原则25中国公文种类中国公文种类12类类13种种5批复批复答复下级请示事项6通告、公告通告、公告一定范围内公布应遵守 或周知的事;向国内外宣 布重要 或法定的事7通知通知批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文;发布规章、任免,传 达周知事项8通报通报表彰先进,批评错误,传达得 要 精神或情况26中国公文种类中国公文种类12类类13种种9报告报告向上级汇报工作,反映情况,提出意见、建议,答复询问10请示请示向上级请求指示批准11函函无隶属关系商洽工作,询问答复,向主管部门请求批准12会议纪要会议纪要记载和传达会议情况和议 定事项(1993、11
15、修订修订)277、通知、通知概念概念向特定的受文对象告知有关事项的晓向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文谕性公文特点特点适用范围广,使用频率高,适用范围广,使用频率高,知办时限强,运用种类多知办时限强,运用种类多格式:格式:1、标题、标题2、上款、上款3、正文、正文开头、主体、结尾开头、主体、结尾4、落款、落款28通知的种类通知的种类l l指示性通知指示性通知通知的依据,主体,结尾通知的依据,主体,结尾l l转发性通知转发性通知来文单位及来文名称,转来文单位及来文名称,转发,顺带要求发,顺带要求l l发布性通知发布性通知发布的依据,内容要求,发布的依据,内容要求,目的意义目的意义l l事务
16、性通知事务性通知说清事项说清事项l l会议通知会议通知会议背景,有关事项,其他说明会议背景,有关事项,其他说明l l任免通知任免通知任免依据,日期,人员,职务任免依据,日期,人员,职务29通报通报概念概念表彰先进、批评错误、传达重要表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文情况的公文作用作用弘扬正气,抵制歪风,指导工作弘扬正气,抵制歪风,指导工作格式:格式:1、标题、标题2、上款、上款3、正文、正文4、签署和日期、签署和日期注意:及时、真实、典型,突出教育性,注意:及时、真实、典型,突出教育性,掌握政策性掌握政策性308、报告、报告概念概念向上级汇报工作,反映情况,向上级汇报工作,反映情况,提出意
17、见、建议,答复询问时使用的陈提出意见、建议,答复询问时使用的陈述性公文述性公文特点特点只指上行文只指上行文只指行政机关公文只指行政机关公文不同于一般调查报告、考察报不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等告、预测报告等31报告种类报告种类|1工作报告工作报告总结工作经验、汇报工作进展、提出工总结工作经验、汇报工作进展、提出工作意见,向上反映。作意见,向上反映。|2调查报告调查报告-调查概况、调查的情况、事后研究分析、调查概况、调查的情况、事后研究分析、建议和方案。建议和方案。|3建议报告建议报告-提出工作中急待解决、需上级关注的意提出工作中急待解决、需上级关注的意见或建议,供参考。见或建议,供
18、参考。4答复报告答复报告-如实汇报和答复上级有针对的询问问题如实汇报和答复上级有针对的询问问题或催办工作。或催办工作。|5报送报告报送报告-随着向上级报送文件、物件时写的说明随着向上级报送文件、物件时写的说明报送对象和目的报告。报送对象和目的报告。32报告报告按要求分:按要求分:呈呈报报报报告告-直直接接向向上上级级汇汇报报反反映映情情况况,不不批批转。转。呈呈转转报报告告-呈呈送送上上级级并并建建议议批批准准转转发发有有关关单单位位执行或参照。执行或参照。按性质分:按性质分:综合性报告综合性报告-汇报全面或多方面工作的报告。汇报全面或多方面工作的报告。专专题题性性报报告告-汇汇报报某某项项工
19、工作作、某某一一问问题题、某某方情况的单一报告。方情况的单一报告。33报告格式报告格式1标题标题-标准式标题标准式标题(公司上半年各类产品质量评比工作的报告)(公司上半年各类产品质量评比工作的报告)2主送单位主送单位-多为发文单位的上级单位。多为发文单位的上级单位。3正文正文-缘由:概括基本情况、原由,说明报告主旨、缘由:概括基本情况、原由,说明报告主旨、目的、意义。目的、意义。事项:系主体内容,情况措施、经验教训、事项:系主体内容,情况措施、经验教训、意见建议等。意见建议等。结尾:惯用尾语结尾:惯用尾语(特此报告,请审阅;如无不妥,请批转)(特此报告,请审阅;如无不妥,请批转)4发文单位和日
20、期:同其他公文。发文单位和日期:同其他公文。349、请示、请示概念概念向上级请求指示、批准时用的公文向上级请求指示、批准时用的公文分类:分类:请求指示的请示请求指示的请示-遇有疑难问题、新情况、遇有疑难问题、新情况、不明确求上级指示或解释。不明确求上级指示或解释。请求审批的请示请求审批的请示-对不能做主的经济、物资、对不能做主的经济、物资、编制等问题请上级审批。编制等问题请上级审批。请求帮助的请示请求帮助的请示-完成工作需要在人、财、完成工作需要在人、财、物上得到上级的帮助。物上得到上级的帮助。请求批转的请示请求批转的请示-解决某问题涉及其他部解决某问题涉及其他部门单位,请求上级批转执行。门单
21、位,请求上级批转执行。35请示格式请示格式1标题标题标准式标准式(关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示)(关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示)2主送单位主送单位-根据隶属关系主送一个上级,不可多头根据隶属关系主送一个上级,不可多头免批复意见不一;一般不越级行文。免批复意见不一;一般不越级行文。3正文正文-缘由:请示目的、原因、依据,理由充分,缘由:请示目的、原因、依据,理由充分,言之有据。言之有据。事项:系主体,要求审批的具体问题或事项,事项:系主体,要求审批的具体问题或事项,要写明确要写明确,坚持一文一事坚持一文一事.要求:系结尾,提出肯定性要求要求:系结尾,提出肯定性要求(当否,
22、请批示)(当否,请批示)4发文单位和日期:同公文,写明确,以便批复。发文单位和日期:同公文,写明确,以便批复。36请示和报告的区别:请示和报告的区别:1、文目的不同;文目的不同;2、写作结构不同;、写作结构不同;3、结束语不同;、结束语不同;4、处理方式不同;、处理方式不同;5、内容宽窄不同;、内容宽窄不同;6、行文时间不同;、行文时间不同;7、报送制度不同;、报送制度不同;3710、函、函概概念念无无隶隶书书单单位位商商洽洽工工作作,问问答答问问题题及向主管部门请求批准事项时使用的公文及向主管部门请求批准事项时使用的公文分类:分类:商洽函商洽函-不相隶属单位商洽工作的行文。不相隶属单位商洽工
23、作的行文。答询函答询函-单位、部门间进行问题或事项的询单位、部门间进行问题或事项的询问和答复的行文。问和答复的行文。请批函请批函-向不相隶属单位和主管部门请求批向不相隶属单位和主管部门请求批准准有关事项的行文。有关事项的行文。38函形式函形式公函公函内容比较重要,行文郑重,具有完整的公文内容比较重要,行文郑重,具有完整的公文格式。格式。便函便函-多用于公务中事务性工作,不需完整公文多用于公务中事务性工作,不需完整公文格式,不能用私事。格式,不能用私事。特点:特点:1简简便便轻轻捷捷-内内容容简简约约,形形式式精精短短,商商洽洽联联系系,及及时时迅速。迅速。2行文多向灵活行文多向灵活-不相隶属单
24、位间上下左右均可,不相隶属单位间上下左右均可,自由灵自由灵活。活。3语言质朴自然语言质朴自然-多是陈述、说明性,明白晓畅,多是陈述、说明性,明白晓畅,恳切平和。恳切平和。39函格式函格式1标题标题-发函用关于发函用关于XXXX的函的函复函用关于复函用关于XXXX的复函的复函正式公函,应在标题下方标注发文字号。正式公函,应在标题下方标注发文字号。2主送单位:发函可多头,复函主送来函单位。主送单位:发函可多头,复函主送来函单位。3正文:正文:开头开头发函说明缘由、目的,商洽工作发函说明缘由、目的,商洽工作原由、情况交代清;原由、情况交代清;复函引述来函日期、发文号做复函引述来函日期、发文号做起起首
25、语,表明收到函。首语,表明收到函。40函格式函格式主体主体-发函写清商洽、询问、请求的事项,发函写清商洽、询问、请求的事项,明确具体;明确具体;复函要针对来函事项逐一郑重作答,复函要针对来函事项逐一郑重作答,不能回避不答。不能回避不答。结结尾尾-发发函函用用“盼盼复复”、“请请回回复复”、“专专此函达此函达”复函用复函用“特此复函特此复函”、“此复此复”4、发文单位和日期:同公文,有的加盖公章,、发文单位和日期:同公文,有的加盖公章,有有的写明抄送单位。的写明抄送单位。4111、会议纪要、会议纪要定义定义-按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上报和下达贯彻执行
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