2023年电大办公室管理答案9.docx
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1、办公室管理单元作业题(1)1 .将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)1文书撰写接受上司的口头或书面才旨不完成 信函记录上司指令及会谈、会议内容2文书制作复印资料打印文稿及表格3文书处理在权限内按自己的意思发出信函信函和邮件的处理4档案管理档案管理5会议组织支配会议事务,并做好会议记录 或纲要记录上司指令及会谈、会议内容6调查探讨帮助上司打算书面的财务报告、 探讨报告7信息资料打算好公司要公开的资料收集及整理各种信息8信访工作替上司接洽外界人士。如记者、 工会职员等接待来宾和员工的来访9接待工作接待来访来宾10协调工作以电话
2、往来维持和外界的良好公 共关系11督查工作督导一般职员或速记员12日程支配替上司定约会并做好记录13日常事务阅读分类信件通讯事务、电话14办公室管理办公室环境的布置和整理 保管办公室设备及用品15其他临时交 办的事项以速记登记上司交待的事项执行上司交办事项16替上司申报交纳所得税及办理退 税17预定支配外出办事,如银行、邮局等18整理资料收集及整理各种信息19处理邮件处理收件20筛选电话整理来过的电话清单21总结日程日勤表2 .办公用易耗品主要有:1.信封、信纸,2.软盘、光盘等,3.铅笔,4.圆珠表,5.签字笔或 钢笔,6、修正液或修正带,7、印盒,8、各种小型机器,如订书机(包括订书针)、
3、打孔机、 装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等,9、小刀,10、 日历等,11、其他,如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮等。3 .文员工作的三个步骤有:1.支配的步骤,要充分了解即将起先的工作内容,并思索以什 么方法进行效率会最佳。2.实施步骤,要留意:同时检查是否依据当时所拟定的依次进行, 上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施,协作上司预期的期限。3.检查的步骤, 要分析支配和实际的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同 性质的工作加以比较分析。三者的关系为:先作支配,付诸实施,然后检查结果,围绕“支配-实
4、施-检查”这样一个滚 动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要细致制定支配,然后依据这个支配 去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的支配有所帮助和启示。4.依据“优先依次”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)支配书。优先依次表审核1、和王先生联络今日预定支配的变更2、和司机联络今日预定支配的变更3、拍发喜庆电报4、复印下午的会议资料5、打算奠基仪式6、誉写原稿(今日截稿)7、结算旅费8、制作感谢信9、整理档案10、练习电脑打字5 .受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意和间接受意。受意方法要留意: 1、擅长领悟上司意图,不要曲解上司意图,2、备好记录本
5、,记录下指示要点,3、留意倾 听,专心推断指示的用意,4、必要时可以提问,直到明白意图为止,但不要打断谈话5、 如有不同看法,可以公开提出,但耍言之成理,并要留意方式、看法,6、接受指示后,要 不失时机地贯彻实施。我曾经经验过一件事情,使我充分相识到,在受意时,充分做好记录 的重要性。办公室管理单元作业题(2)论述题1. 同:A.都应先问好,再传达自己的信息;B.都应保持耐性、热忱的看法;C.通话结束,应 让对方感受到自己开心的心情;D.都应简明扼要表达自己的意思。异:A.打电话应首先查清晰对方的电话号码,接电话应等电话铃响2-4声就接听B.打电 话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍,接电话则
6、没有这一步。2. 了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同,谈各 自的优劣或各自应留意的问题。3. 邮件分检的一般标准有:A.依据收件人的姓名分检4. B.依据邮件的重要性分检5. C.依据收件部门的名称分检。4 . A.把须要上司亲自的信件先保存下来,并通知发信人已收到,告知对方何时得到答复; B.上司指明在他不在时把收到的邮件转头某个部门或人员处理,应制作签收单,要求收到人 员签名,并注明时间;C.上司授权处理一些应由他处理的邮件,应在全面驾驭状况的基础上 慎重办理,在回信上签上自己的职称,发出前复印一份,留待上司过目;D.假如邮件许多, 还可以制作邮件摘要表
7、;E.假如上司习惯于每天给办公室打电话,应当把须要上司处理的每 封信件的内容大致记录一下随时向上司汇报;F.假如上司在临走时留下通讯地址和电话,在 处理邮件时遇到麻烦的事情,应刚好请示;G.把寄给上司邮包连续编号;H.可以把积压的信 件分别标示,放入纸袋,如标上“须要签字的信件” “须要处理的信件”等。5 . (1)上司正在开会时:让您久等了,愧疚,他正在紧急会议中,无法离开,可不行以让 代理人与你先谈?(2)上司繁忙时:真对不起,某某(上司)现在在忙,放不下手边的事, 您看这样好不好,改日在与你联系,实在愧疚;(3)上司即将外出:对不起,某某先生(上 司)已经支配好有事外出,现在正忙着,没法
8、与您网页,我们上司说让您白跑一趟真不好意 思,能不能由我转达留言,我叫XXX是他的文员,然后讲留言记录下来。(4)远道来访或 有重要事情的来访:先告知来访者,他(上司)即将下出(理由)。再去通报上 司,若上司指示代理人,便始终访者传达“愧疚、让您久等”某某急着外出,但他请代理人 与您网页,请往这边走。使对方能充分了解状况。6 .敬爱的凯慈夫人:感谢您告知我们那些玫瑰在很差的状况下已经到达您家的消息。在此信的附件里, 请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们货车中途修理的意外耽搁,加之昨天不正常的高温,所以您的玫瑰我们未 能按时、保质交货,为此,请接受我们的歉意和保证。我们保证
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