公司内部控制规范合同人力资源劳动合同_人力资源-劳动合同.pdf
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1、公司内部控制规范合同 第 13部分 公司内部控制规范合同 131 岗位责任与授权批准制度 1311 合同岗位责任制度 内控制度名称 合同岗位责任制度 执行部门 内控制度编号 监督部门 制度受控状态 生效日期 第 1 章 总则 第 1 条 目 为对合同实施内部控制,确保合同拟定、审批与执行分开,并互相制约与监督,特制定本制度。第 2 条 适用范围 本制度适用于公司中与合同管理有关岗位及职责权限设置。第 2 章 岗位设置及主要职责 第 3 条 合同业务岗位设置 合同业务岗位至少应该包括法务部经理、各部门负责人、法律顾问、业务经办人员、财物人员、合同协议档案管理员及印章管理人员七个岗位。第 4 条
2、各岗位主要职责 1法务部经理主要职责(1)审核公司合同管理制度。(2)参与重大合同谈判。(3)审核公司格式合同和各部门合同文本。(4)审核公司合同台账和有关合同纠纷法律诉讼文件。2各部门负责人主要职责(1)协助拟定主营业务格式合同。(2)监督本部门合同签订及履行情况。(3)负责超出业务经办人员权限合同谈判。公司内部控制规范合同(4)草拟与本部门业务相关合同文本内容。(5)初审业务经办人员与对方拟定合同条款。3法律顾问主要职责(1)负责合同纠纷仲裁及诉讼活动。(2)参与法律关系复杂合同谈判。(3)协助各部门处理合同中纠纷。(4)查证拟签约对象合法身份及法律资格。(5)监督、指导各部门起草及修订合
3、同文本。(6)协助业务经办人员依法签订、变更和解除合同。(7)审查业务经办人员与对方拟定合同具体条款及合同协议履行情况。(8)草拟公司合同管理制度、公司主营业务格式合同和公司重大或特殊合同。4业务经办人员主要职责(1)对拟签约对象进行资格调查。(2)定期汇报合同履行情况。(3)办理合同变更、清结手续。(4)在授权委托范围内签订合同。(5)与合同协议对方协商解决合同纠纷。(6)与合同协议对方商讨合同条款,负责拟定合同。5财务人员主要职责(1)调查拟签约对象资信状况。(2)按照合同协议约定条款收付款项。(3)按照合同协议约定条款办理财务手续。(4)按照合同协议约定条款履行赔偿责任。6合同档案管理员
4、主要职责(1)设置公司合同台账。(2)建立和保管合同档案。7印章管理人员主要职责 保管合同专用章。第 3 章 合同业务不相容岗位及基本要求 同岗位责任制度内控制度编号制度受控状态第条目第章总则执行部门监督部门生效日期为对合同实施内部控制确保合同拟定审批与执行分开并互相制约与监督特制定本制度第条适用范围本制度适用于公司中与合同管理有关岗位及职法律顾问业务经办人员财物人员合同协议档案管理员及印章管理人员七个岗位第条各岗位主要职责法务部经理主要职责审核公司合同管理制度参与重大合同谈判审核公司格式合同和各部门合同文本审核公司合同台账和有关合同纠纷办人员权限合同谈判公司内部控制规范合同草拟与本部门业务相
5、关合同文本内容初审业务经办人员与对方拟定合同条款法律顾问主要职责负责合同纠纷仲裁及诉讼活动参与法律关系复杂合同谈判协助各部门处理合同中纠纷查证拟签公司内部控制规范合同 第 5 条 不相容岗位职责 1合同拟定与审批。2合同审批与执行。第 6 条 合同业务人员基本要求 1对外合同签订应由法定代表人或其授权人签章。2合同签订时,必须要加盖单位印章或合同专用章才能生效。3法定代表人也可以由公司章程等文件规定能够代表公司行使职权主要负责人担任。第 4 章 附则 第 7 条 本制度由财务部会同公司其他有关部门解释。第 8 条 本制度自 年 月 日起实施。编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修
6、改日期 1312 合同订立权限分级授予制度 内控制度名称 合同订立权限分级授予制度 执行部门 内控制度编号 监督部门 制度受控状态 生效日期 第 1 章 总则 第 1 条 为明确公司合同订立中各级权限,规范公司合同订立行为,加强对合同使用监督,防范和降低因合同签订给公司带来风险,特制定本制度。第 2 条 规范公司合同订立前拟定、审批及合同订立后签章工作,以符合中华人民共和国公司法和中华人民共和国民法典等法律法规及规范性文件有关规定,确保合同顺利履行,维护公司合法权益。第 2 章 适用范围 第 3 条 本制度所称合同指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务合同或协议。第 4 条
7、 本制度适用于公司所有书面合同审批,包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称规范性文件审批。第 5 条 本制度中所称部门指代表公司洽谈、签订合同协议各业务、各职能部门。同岗位责任制度内控制度编号制度受控状态第条目第章总则执行部门监督部门生效日期为对合同实施内部控制确保合同拟定审批与执行分开并互相制约与监督特制定本制度第条适用范围本制度适用于公司中与合同管理有关岗位及职法律顾问业务经办人员财物人员合同协议档案管理员及印章管理人员七个岗位第条各岗位主要职责法务部经理主要职责审核公司合同管理制度参与重大合同谈判审核公司格式合同和各部门合同文本审核公司合同台账和有关合同纠纷办人员权限合同谈判公司内
8、部控制规范合同草拟与本部门业务相关合同文本内容初审业务经办人员与对方拟定合同条款法律顾问主要职责负责合同纠纷仲裁及诉讼活动参与法律关系复杂合同谈判协助各部门处理合同中纠纷查证拟签公司内部控制规范合同 第 6 条 本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行第一责任人,并有责任保证合同最终文本与经各级审批后合同文本在条款内容上一致性。第 3 章 合同订立前授权审批 第 7 条 合同分类 1一般性合同:合同标在 万元资金支出或 万元资金收入以下合同。2重大合同:合同标超出 万元资金支出或 万元资金收入合同。第 8 条 公司对外签订合同均由董事长授权总经理代表公司行使职权。第 9 条 总经理职责 1
9、总经理审批公司所有格式合同和各部门合同文本。2总经理负责公司对外重大合同签章,并审核超出各部门负责人审核权限合同。3总经理授权业务经办人员代表公司签订合同。第 10 条 法务部经理审核公司格式合同和各部门合同文本。第 11 条 各部门负责人职责 1负责草拟与本部门业务相关合同文本。2协助法律顾问拟定公司主营业务格式合同。3初步审核业务经办人员与对方商定合同具体条款。第 12 条 法律顾问职责 1监督、指导各部门起草及修订合同文本。2草拟公司主营业务格式合同或公司重大、特殊合同。第 4 章 授权审批流程 第 13 条 原则上,在业务谈判、双方达成一致意见后,各部门应尽可能使用公司制定格式合同或部
10、门合同文本。第 14 条 法律顾问草拟格式合同应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面协议,变更程序亦同。第 15 条 各部门草拟合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批后形成正式书面协议,变更程序亦同。第 16 条 业务经办人员与合同对方拟定一般性合同,需经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同,变更程序亦同。第 17 条 业务经办人员与合同对方拟定重大合同,需经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务部同岗位责任制度内控制度编号制度受控状态第条目第章总则执行部门监督部门生效日期为对合同实施内部控制确保合同拟定审批与执行分开并互相制约与监督特制定本制度第条适用范围本制度
11、适用于公司中与合同管理有关岗位及职法律顾问业务经办人员财物人员合同协议档案管理员及印章管理人员七个岗位第条各岗位主要职责法务部经理主要职责审核公司合同管理制度参与重大合同谈判审核公司格式合同和各部门合同文本审核公司合同台账和有关合同纠纷办人员权限合同谈判公司内部控制规范合同草拟与本部门业务相关合同文本内容初审业务经办人员与对方拟定合同条款法律顾问主要职责负责合同纠纷仲裁及诉讼活动参与法律关系复杂合同谈判协助各部门处理合同中纠纷查证拟签公司内部控制规范合同 经理审核、总经理审批后方能订立正式合同,变更程序亦同。第 5 章 附则 第 18 条 本制度由公司法务部制定并负责解释。第 19 条 本制度
12、报总经理审批通过后生效。第 20 条 本制度自 年 月 日实施。编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 132 合同编审管控规范 1321 合同风险防范制度 内控制度名称 合同风险防范制度 执行部门 内控制度编号 监督部门 制度受控状态 生效日期 第 1 章 总则 第 1 条 目 1 为确保合同签订符合国家及行业有关规定和公司自身利益,防范合同签订过程中舞弊、欺诈等风险,特制定本制度。2为使公司从被动地应付和处理合同纠纷转变到主动地预防合同纠纷,增强公司应变发展和竞争能力,避免经济损失,特制定本制度。第 2 条 适用范围 本制度适用于公司合同订立风险管理。第 2 章 规范合
13、同过程各岗位权责 第 3 条 合同订立前资格审查 1合同订立前由财务人员负责调查拟签约对象资信状况。2由合同业务经办人负责对拟签约对象进行资格调查。3每月月初,公司应定期对经营活动中经常签订购销合同人员和经营管理层进行培训。4法务部经理负责审核公司格式合同和各部门合同文本合法性、合理性。5法务部经理负责审核公司合同台账和有关合同纠纷法律诉讼文件合法性、合理性。同岗位责任制度内控制度编号制度受控状态第条目第章总则执行部门监督部门生效日期为对合同实施内部控制确保合同拟定审批与执行分开并互相制约与监督特制定本制度第条适用范围本制度适用于公司中与合同管理有关岗位及职法律顾问业务经办人员财物人员合同协议
14、档案管理员及印章管理人员七个岗位第条各岗位主要职责法务部经理主要职责审核公司合同管理制度参与重大合同谈判审核公司格式合同和各部门合同文本审核公司合同台账和有关合同纠纷办人员权限合同谈判公司内部控制规范合同草拟与本部门业务相关合同文本内容初审业务经办人员与对方拟定合同条款法律顾问主要职责负责合同纠纷仲裁及诉讼活动参与法律关系复杂合同谈判协助各部门处理合同中纠纷查证拟签公司内部控制规范合同 6法律顾问负责查证拟签约对象合法身份及法律资格。第 4 条 合同订立前内容谈判 1合同相关业务经办人负责与合同对方商讨合同条款,负责拟定合同。2法律顾问负责协助业务经办人员依法签订、变更和解除合同。3法律顾问负
15、责审查业务经办人员与合同对方拟定合同具体条款。第 5 条 合同订立前文本拟定 1法律顾问负责草拟合同管理制度、主营业务格式合同以及重大或特殊合同。2法律顾问应严格审查对方当事人主体资格资信情况和履约能力。对合同条款要认真推敲,防止发生歧义和误解,对资金数额巨大产权交易等抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记和鉴证手续,以保证合同合法性严密性和完备性。3各部门负责人负责草拟与本部门业务相关合同文本内容。第 6 条 合同订立后履行 1合同签订后,各部门负责人要及时监督本部门合同签订及履行情况,法律顾问实时检查合同履行情况,各业务经办人负责定期汇报合同履行情况。2合同订立后由财务人
16、员按照合同约定条款办理财务手续、收付款项并履行赔偿责任。3公司应建立合同档案和合同报表制度,总结合同管理中经验教训。第 7 条 合同违约后自我保护 1对于合同违约行为,公司应及时申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2对合同欺诈行为,公司要及时采取措施,尽量减少和避免损失,并请求有关部门予以处罚。第 3 章 制定风险防范各项措施 第 8 条 合同订立前风险防范 1公司应争取合同起草权,斟酌选用对自己有利措施。2合同订立前应认真审查签约对象主体资格和信用等级,减少交易风险。第 9 条 合同内容详细化风险防范 1对于合同本身内容,公司应指定专人负责了解合同性质,减少合同在以后履行中和使用法律条款争议带来经
17、济损失。2合同中涉及到价款支付,如果是先款后货,经营风险就会转移到需求方;如果采用先付定金方式,可减少供方风险;如果采用先货后款方式,公司应对需求方整体实力、信誉度、付款时间长短及手续交接做好详细调查。同岗位责任制度内控制度编号制度受控状态第条目第章总则执行部门监督部门生效日期为对合同实施内部控制确保合同拟定审批与执行分开并互相制约与监督特制定本制度第条适用范围本制度适用于公司中与合同管理有关岗位及职法律顾问业务经办人员财物人员合同协议档案管理员及印章管理人员七个岗位第条各岗位主要职责法务部经理主要职责审核公司合同管理制度参与重大合同谈判审核公司格式合同和各部门合同文本审核公司合同台账和有关合
18、同纠纷办人员权限合同谈判公司内部控制规范合同草拟与本部门业务相关合同文本内容初审业务经办人员与对方拟定合同条款法律顾问主要职责负责合同纠纷仲裁及诉讼活动参与法律关系复杂合同谈判协助各部门处理合同中纠纷查证拟签公司内部控制规范合同 3合同各项内容应尽量细化,用词要精确,避免歧义,防止合同章履行后发生争议,难以确定尚未履行章商品价款。4合同中应明确规定双方应承担义务、违约责任,明确违约金和赔偿金数额或计算方法,避免以后发生争议引起经济损失。5公司应让法律专业人员参与合同签订,或委托公证、鉴证机关进行公证或鉴证。对重大项目合同,公司应聘请律师进行咨询解决或由公司常年法律顾问负责,预防合同纠纷。第 1
19、0 条 合同资料妥善保存 1下级合同归口管理部门应当定期对合同进行统计、归集,并编制合同报表,报上级合同归口管理部门,由上级对下级合同订立情况进行检查。2根据法律规定及公司需要,审核通过后合同文本应及时上报,经国家有关主管部门审查或备案。3审核通过合同报总经理审批后,应统一分类并进行连续编号,且由合同档案管理人员专人保管。第 4 章 附则 第 11 条 本制度由公司法务部制定并负责解释。第 12 条 本制度报总经理审批通过后生效。第 13 条 本制度自 年 月 日起实施。编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 1322 合同编制制度 内控制度名称 合同编制制度 执行部门 内
20、控制度编号 监督部门 制度受控状态 生效日期 第 1 章 总则 第 1 条 目 为确保合同行为符合国家法律法规,避免公司遭受外部处罚、经济损失和信誉损失,对合同编制前资格审查、内容谈判和文本拟定进行规范,特制定本制度。第 2 条 适用范围 本制度适用于公司各类格式合同编制管理。同岗位责任制度内控制度编号制度受控状态第条目第章总则执行部门监督部门生效日期为对合同实施内部控制确保合同拟定审批与执行分开并互相制约与监督特制定本制度第条适用范围本制度适用于公司中与合同管理有关岗位及职法律顾问业务经办人员财物人员合同协议档案管理员及印章管理人员七个岗位第条各岗位主要职责法务部经理主要职责审核公司合同管理
21、制度参与重大合同谈判审核公司格式合同和各部门合同文本审核公司合同台账和有关合同纠纷办人员权限合同谈判公司内部控制规范合同草拟与本部门业务相关合同文本内容初审业务经办人员与对方拟定合同条款法律顾问主要职责负责合同纠纷仲裁及诉讼活动参与法律关系复杂合同谈判协助各部门处理合同中纠纷查证拟签公司内部控制规范合同 第 2 章 合同编制前资格审查 第 3 条 选择合同对方 公司应对合同标生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证,掌握市场情况,合理选择合同对方。第 4 条 合同编制前资格审查 1公司应当对拟签约对象民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉
22、、产品质量等方面进行资格审查。2对于重大合同或法律关系复杂合同,公司应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判,必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中重要事项应当予以记录。3对于合同对方,公司应确定其是否具有对合同履约能力和独立承担民事责任能力,并查证对方签约人合法身份和法律资格。第 3 章 编制合同文本 第 5 条 合同前内容谈判 1合同编制内容至少应该包含以下条款:合同编号、日期、合同内容、合同范围、双方权利和义务、协议期限、支付数额、支付方式、违约责任以及不可抗力条款等。2合同内容和合同范围条款应明确,避免范围界定不明给公司造成经济损失。3双方权利和义务条款要特别注明,避免给公
23、司造成经济损失。4对协议期限、支付数额和支付方式条款要具体详细地说明,确保合同有效履行。5违约责任条款第一不要遗漏;第二要全面;第三幅度可以高,但不要太高,因为太高会导致条款无效,失去约束力。6不可抗力条款尽量列举其具体范围、证明条件和通知期限。第 6 条 确定合同形式 1在磋商过程中,电子邮件、传真或口头等方式协商合同,最后应以签订正式合同确认书为准。2为避免合同风险,即使通过传真、信件、电报、电子邮件书面方式协商一致,最后应集中归纳到一份纸面合同上,避免电子文件(电子邮件、电子数据、传真)缺陷。第 7 条 合同编制权责 1合同文本拟定原则上由承办部门起草。2公司应指定专人负责合同文本拟定。
24、第 8 条 合同文本拟定规定 同岗位责任制度内控制度编号制度受控状态第条目第章总则执行部门监督部门生效日期为对合同实施内部控制确保合同拟定审批与执行分开并互相制约与监督特制定本制度第条适用范围本制度适用于公司中与合同管理有关岗位及职法律顾问业务经办人员财物人员合同协议档案管理员及印章管理人员七个岗位第条各岗位主要职责法务部经理主要职责审核公司合同管理制度参与重大合同谈判审核公司格式合同和各部门合同文本审核公司合同台账和有关合同纠纷办人员权限合同谈判公司内部控制规范合同草拟与本部门业务相关合同文本内容初审业务经办人员与对方拟定合同条款法律顾问主要职责负责合同纠纷仲裁及诉讼活动参与法律关系复杂合同
25、谈判协助各部门处理合同中纠纷查证拟签公司内部控制规范合同 1合同文本原则上由承办部门起草。2重大合同或特殊合同应当由公司法律部门参与起草,必要时可聘请外部专家参与起草。3由对方起草合同,公司应指定专人认真审查合同,确保合同内容准确反映公司诉求。4国家或行业有示范合同文本,公司可以优先选用,但在选用时,对涉及权利义务关系条款应当进行认真审查,并根据公司实际需要进行修改。第 9 条 合同编制流程 1各部门负责人根据部门合同文本业务范围,起草部门业务合同文本,并递交给法律顾问进行审核。2法律顾问对各部门递交业务合同文本进行审核,并出具书面意见。3各部门负责人根据法律顾问出具书面意见,修改合同文本,并
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