建筑建设公司会议管理办法模版.docx
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1、会议管理办法1 目的规范公司各类会议管理,转变会议作风,促进公司经营管理及决策的科学化、制度化、规范化,不断提高会议效率和决策水平,落实会议精神。2 适用范围公司总部(项目)范围内的各类会议(包括视频会议)。3 工作流程会议筹备及管理流程:针对不同类型的会议,会议主办部门必须严格按照已经审批的会议计划,编制会议经费,及时发布会议通知,部署会务工作,制定会议纪律等,达到规范会议管理,节约经费开支,提高办会成效、确保办会质量的目的。4 会议筹备管理工作标准及要求4.1 会议计划及申请4.1.1 拟定会议计划并提出申请(1) 会议分类 公司总部召开的会议按会议内容分类主要包括公司年度(年中)工作会议
2、、公司党委会、总经理办公会议、党政联席会议、各种专题会议(月度生产例会等)、公司举办的各种表彰会等(具体要求详见附表1、2、3、4、5)。 项目部召开的会议按会议内容分类主要包括项目年度总结(表彰)会议、项目经理办公会、各种专题会议(技术交底会等)、项目举办的各种评审会等。(2) 由部门、项目承办,以公司名义召开的会议,应列入公司会议计划;未列入公司会议计划的会议原则上不予安排。(3) 会议的主办部门,应在会议召开前拟定好会议计划,如需在外召开的会议,应由主办部门填写会议审批表(表式: SHECTL MT16-11-1)、会议经费预算审批表(表式:SHECTL MT16-11-2)。(4) 会
3、议主办部门负责人负责会议计划的编制、会议经费预算、统筹组织等工作,并负责将审批过的会议计划向总经理办公室(项目综合管理部)报备,以便会议的协调及会务工作的顺利开展。4.1.2 会议计划的审核公司(项目)分管领导负责会议计划、会议预算经费等的审核工作,审核的重点是计划是否安排合理、可行,预算是否可控等。4.1.3 会议计划的审批(1) 公司(项目)主要领导负责会议计划、会议预算经费等的审批工作,审批时应就会议的特点、会议的组织形式等提出意见和建议。(2) 确有必要召开的临时性会议,会议主办部门应及时向分管领导请示,经同意后,告知总经理办公室(项目综合管理部),由总经理办公室(项目综合管理部)统一
4、协调开会时间和地点。(3) 项目经理部举办会议应按以上程序报备项目综合管理部,以便会议的协调、安排。(4) 各项目经理部承办以业主及当地相关单位名义召开的大型会议应向公司总经理办公室报备。4.2 会议的审批及通知4.1.4 会议通知(1) 确定召开会议后,主办部门应及时通知参会人员,会议通知应包括:会议名称、会议主题、会期、参加人员范围、开会时间和地点、需准备的材料或其它要求。(2) 公司举办的大型综合性会议,由总经理办公室以正式文件通知到公司领导、各项目经理部、公司总部各部门,由各项目经理部、总部各部门负责传达到参会者本人。(3) 公司组织召开的专题会议由总经理办公室在会议召开之前,应至少提
5、前一天(紧急情况除外)以书面、电话或网络形式通知与会人员。(4) 业务部门组织的专题会议由承办部门(项目)在会议召开之前,应至少提前一天(紧急情况除外)以书面、电话或网络形式通知与会人员。4.3 会议筹备4.3.5 会场选择、布置与会务工作(1) 公司(项目部)会场选择应以简朴节约、整洁庄重为原则,反对铺张浪费和超标准选择会场。(2) 公司(项目部)各类会议会场选择由总经理办公室(项目综合部)负责,一般性会议尽量在公司机关会议室(项目部会议室)举办。确因特殊原因需要在外部召开会议的,会议主办部门应将申请理由、会议规模、参会人数等具体情况书面提交总经理办公室(项目部),履行相关手续并请示主要领导
6、同意后,选择与局或公司签订协议的宾馆酒店协助主办部门办理会务事宜(项目上可根据当地情况具体安排)。(3) 公司会议会场一般由主办部门进行布置和安排,有特殊要求的可由总经理办公室协助布置会场。项目部会议会场一般由主办部门提出具体要求,综合管理部负责布置和安排。(4) 公司(项目)的会议协办部门原则上为总经理办公室(项目综合管理部),协办会议时,应按照会议计划严格实施。会议计划有所变动时,应主动与主办部门做好沟通协调工作。4.4 会议召开4.3.6 召开会议召开会议时,会议的主办部门应提前装订(印刷)好会议资料、协调好各参与部门,以便会议的顺利进行4.3.7 会议签到等会务工作(1) 会议承办部门
7、应事先准备好公司统一使用的会议签到簿,特殊情况可自制签到簿。公司召开的各种会议均实行个人签到,规模较大的会议实行部门(项目)领导签到。每个会议时段结束时,承办者可对各单位的出勤情况进行检查或抽查。(2) 参加公司会议的部门和项目,在接到会议通知后,必须按时、按要求上报出席、列席会议人员名单,会议回执由主办部门制定,随同会议通知一并下发。(3) 按要求应该出席、列席公司会议的人员,如因特殊情况不能出席、列席,须于会前向主办部门请假,经请示公司主要领导或主持专题会议的主管领导批准同意后,可缺席会议或安排其他人员出席、列席。(4) 出席、列席公司会议的人员,必须提前5分钟到达会场,不得迟到、早退。会
8、议期间,与会人员必须将移动通讯设备调至静音状态或者关机,不得在会上接听电话,不得办理与会议无关的事务。(5) 凡涉及公司秘密的事项,与会人员必须严格保密,妥善保管会议文件,需要退回的文件要及时退回。(6) 项目部会议纪律参照公司会议纪律执行。4.4 总结改进、落实督办4.5.8 会议资料整理及归档(1) 公司大型综合性会议由办公室整理会议资料、会议记录、图片影音资料归档。(2) 职能部门(项目)以公司名义召开的专题性会议,主办部门要应整理一套完整的会议材料、会议记录、图片影音资料在会议结束后,及时移交总经理办公室归档。(3) 日常会议应由主办部门负责会议记录和纪要整理。(4) 需要印发会议纪要
9、,须经总经理签发后按公司正式发文程序进行。4.5.9 持续改进(1) 主办单位应在会议结束后,认真总结会议的成功经验和教训,提高全员重视度,加强监督,不断总结改进。(2) 强化服务,保持会议各环节的畅通性,保持会议议程的科学性及会议召开的有效性。4.5.10 会议经费的报销(1) 会议主办部门必须在会议计划中对会议经费有详实的规划,在实际开支过程中如遇到单项费用或新增项目,可能超过会前批准的经费计划范围,主办部门需在经费支出前请示主要领导审核同意。(2) 公司性会议或以公司名义召开的,由部门、项目承办的会议,经公司主要领导审定同意后,持会议审批单,在财务报销。(3) 以部门、项目名义召开的会议
10、,经本部门、本项目主管领导审核,总经理办公室(项目综合部)核对确认后,经公司、项目部主要领导审定同意后,财务报销。5记录控制(1) 会议审批表(样式见表式:SHECTL MT16-11-1)(2) 会议经费预算审批表(样式见表式:SHECTL MT16-11-2)(3) 会议签到表(公司各类会议适用)(样式见表式:SHECTL MT16-11-3)(4) 大型综合会议签到表(样式见表式:SHECTL MT16-11-4)(5) 会议记录(表样式见式:SHECTL MT16-11-5)(6) 会议议程安排(样式见表式:SHECTL MT16-11-6)(7) 会议资料汇总表(样式见表式:SHEC
11、TL MT16-11-7)(8) 大型会议会务工作明细表(样式见表式:SHECTL MT16-11-8)(9) 总经理办公会议议题工作单(样式见表式:SHECTL MT16-11-9)(10) 部门工作汇报(样式见表式:SHECTL MT16-11-10)(11) 视频会议申请单(样式见表式:SHECTL MT16-11-11)6 附则本办法自下发之日起实行,其解释权和修订权属公司总经理办公室。附表1:总经理办公会(项目经理办公会)工作标准阶段节点工作执行标准责任人/部门会议准备指示召开会议总经理办公会议由总经理召集和主持,特殊情况下可由总经理委托一名经理层成员召集和主持。 总经理办公会议出席
12、人员为:总经理、党委书记(或党委负责人)、副总经理、“三总师”、总经理办公室主任,根据会议议题,必要时可邀请董事、监事、总部机关部门负责人和有关人员列席会议。总部总经理办公会议原则上每月召开一次,讨论公司经营、管理和发展中的重大事项,会议时间由总经理确定。项目经理办公会可依据项目生产经营情况适时召开。有下列情形之一的,可以临时召开总经理办公会议:总经理认为必要时;符合“三重一大”规定或有重大经营事项须立即决策时;副总经理(或“三总师”)等高级管理人员提议时;董事长要求时。总经理通知召开总经理办公会总经理办公会议的会务工作由总经理办公室负责。总经理办公会议议程及出席范围经总经理审定后,一般应于会
13、议前一个工作日通知经理层成员及其他出席者。各部门需提交总经理办公会议讨论的议题,一般应于会议前5个工作日向总经理办公室申报,由总经理办公室请示总经理后予以安排。重要议题的讨论材料需提前3个工作日送达出席会议人员阅知。总经理办公室会前需提前做好会议准备,摆好出席会议的公司领导和高级管理人员及汇报席、记录席桌牌,制好会议签到表,会前或汇总完成会议签到工作。会议通知要明确会议时间、地点,出席人员、列席人员、讨论议题、与会要求、会议联系人等。与会人员因故不能参加会议的,应向总经理或主持会议的经理层成员请假。除特殊情况外,与会人员要保证参加会议。总经理办公室会议议题准备总经理办公会议的议题和内容,一般由
14、董事长、总经理、经理层成员或“三总师”直接提出议题,各部门提出的议题,须填写总经理办公会议议题工作单(表式:SHECTL MT16-11-9),经分管领导审批后,书面报公司总经理办公室,最后由总经理研究决定。议题提交总经理办公会议之前,相关部门要充分调研、论证和协商,在形成比较成熟明确的方案、意见或建议后,提前五天向总经理办公室提交。总经理办公室提前三天将汇总后的议题报总经理,以书面形式将会议议题和相关资料送交参会人员。召开临时总经理办公会时,办公室须及时通知相关人员,并尽量组织好会议材料。凡分管领导职权范围内可以决定或协调解决的事项,一般不提交总经理办公会讨论。总经理办公会议一般不临时增加或
15、减少议题;非特殊情况一般不临时动议某个议题,确需临时增加或减少议题时,应征得主持人的同意。总经理办公室及各部门会议召开召开总经理办公会在每次总经理办公会期间,经理层成员、各部门负责人应简明扼要的汇报近期工作(工作汇报格式参考表式:SHECTL MT16-11-10);各部门分管领导对部门工作进行点评,并对近期重点工作进行安排,此项议程作为总经理办公会议的例行事项予以实施。总经理办公会议讨论决定问题实行民主集中、多数一致、总经理负责的原则,会上,与会人员应充分发言,简明扼要的阐述自己的观点,由总经理归纳出席会议成员的多数意见后作出决议,对经会议讨论尚不宜做出决议的议题,总经理有权决定下次再议。在
16、必须做出决议而又不能形成多数一致意见时,总经理有最终决定权。总经理办公会议对决定事项应充分讨论、审慎决策。当有意见分歧时,一般事项 以主持会议的总经理或副总经理的意见为准,若所议事项属时限性强或涉及工程质量、安全生产等紧迫问题,由总经理当即决定。与会人员应从时间和精力上保证会议的顺利进行,关闭手机或置于静音状态,不得迟到、早退,未经主持人同意不得擅自离会。会议讨论的问题,凡涉及与会人员自身或夫妻关系、直属亲缘关系、近姻亲关系人的利益时,本人应主动要求回避。总经理办公会议成员必须认真负责地行使职权,遵守保密纪律,维护公司领导班子的团结,不得私自传播保密会议的内容和事项。总经理办公室主持会议总经理
17、或受委托的经理层成员在主持总经理办公会议时,应做适当的引导性发言,坚持一题一议、充分讨论的原则,掌握好现场情况,做好会议衔接,提高会议效率,确保会议的正常有序进行。总经理会议决议落实形成决议在广泛听取与会人员意见的基础上,会议主持人视讨论情况和集中正确意见,在每个议题讨论结束时形成决定。会议讨论过程中,总经理办公室主任应认真做好会议记录,会议记录应完整、真实,记录应包括会议时间、地点、 出席人员、列席人员、审议事项、发言要点、决定事项等。会议结束后,会议记录应交与会人员传阅、签名。应出席而未出席会议人员,由总经理办公室负责将会议记录送其传阅。参会人员经理层成员审核总经理办公会形成的决议,应由参
18、会的经理层成员进行审核,从本人负责的业务范围方面对决议的合理性进一步提出意见和建议。经理层成员党委书记(党委负责人)复核各经理层成员审核完后,党委书记(或党委负责人)须对决议进行复核,复核的重点应是决议内容是否合理、程序是否合规等。党委书记(党委负责人)总经理审批总经理办公会形成的决议,在会议结束后一天内由办公室负责整理,并报总经理审批。总经理办公室形成会议纪要总经理办公会议应根据实际情况,适时形成会议纪要。会议纪要内容主要包括:会别、会次、时间、地点、主持人、参加人,会议的主要内容及议定事项。会议纪要由会议主持人审定并决定是否印发及发放范围。会议纪要要妥善保管、存档。总经理办公会议决定以会议
19、纪要的形式作出,经主持会议的总经理或副总经理签 署后,总经理办公室督办。凡是需要保密的会议材料,会议结束后总经理办公室负责收回。公司总经理办公室主任负责办公会会议纪要的撰写并提交相关部门、领导会签,确保5日内下发。公司总经理办公室文秘负责按程序提请公司总经理签发会议纪要,并妥善保管会议资料,确保会议材料的完整性。总经理办公室落实督办办公会形成的决议,由分管领导根据分工负责的原则予以落实。明确由牵头部门负责、其他有关部门参与执行的,牵头部门应及时将执行情况报告分管领导,参与执行的部门应积极配合牵头部门的工作。各部门必须把领导点评、重点安排和形成的决议中涉及本部门职责的工作,列入下月工作计划,并组
20、织落实。因特殊情况经主持人同意不能参加会议的人员,会后由主持人或总经理办公室主任向其转告本次会议重要事项的议事情况和结果。办公会议的决定或决议一经形成,公司各部门和全体员工都必须认真严格执行。在执行办公会决定或决议时,如遇特殊情况而无法执行的,一般应提交总经理办公会复议。在办公会议未做出新的决定之前,任何人不得违背会议决定事项。紧急情况需临时调整原决议时,可由总经理征求有关领导意见后进行调整;特殊情况下,直接由总经理进行调整,但应就调整内容在下次办公会议上进行通报。总经理办公室协助分管领导负责会议决议的督办检查,并将落实情况及时向总经理汇报,定期在办公会议上予以通报。总经理办公室附表2:网络视
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