2022年办公室文件柜方案.docx
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1、2022年办公室文件柜整理方案科技大学学生社团联合会文件柜整理方案(试行) 办公室一年一月八日策划方案办公室文件柜整理文件柜整理说明:办公室文件柜整理共涉及一个文件柜,其中档案柜一个,杂物 柜一个。分别编号为一至09文件柜。为方便称呼和查询,已用黑色 记号笔在文件柜的左上方标注了文件柜编号。文件柜整理原则:1、按年度和活动内容罗列顺序和保管期限,同一活动事件的文件 相对集中,并以文件形成时间先后,并兼顾文件的重要程度等因素进 行罗列。2、文件柜内的文件夹及文件盒的装订应遵循:原件在前,复件在 后;正文在前,复件在后;定稿(最终修订稿)在前,历次修改稿在 后;社联下发文件在前,社团上交文件在后。
2、3、关于文件盒进行必要的编号,按一个年度一个流水号原则写。 采用中文一位数编号,如0102,前两位01代表文件柜的编号,后两位 是文件的实际编号,若01_文件柜有一个文件,从到0108进行编 号,02文件柜继续上次的编号,如0209即代表02文件柜的第一个 文件盒。4、装盒可根据需要选择档盒的厚度,并在盒脊设置项目中填写年 度、盒号,分属大类等必备项。有必要的话可制作一个简单的文件说 明表或者文档形式的小纸片,放在盒内文件的最后,既不妨碍查询,又有助于了解文件盒的具体内容,如无必要,则略去这 一步骤。5、原则上,文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人员操作,使用完毕放回原处。如有变动,在
3、工作交接本上做好记 录,方便次日值班人员了解情况。办公室成员务必尽量熟悉文件柜内 的物品放置。禁止私人性质带出或者毁坏文件柜内相关资料。具体整 理方案:1、按大类区分文件柜的使用性质:01_文件柜为社联内文件及其历史资料等与社团联合会相关的 文件档案;02文件柜主要是有关学生社团的注册、注销、活动计划、申 请、等社团相关方面的资料;03文件柜内容明确,主要放置学生社团财务状况、社团年度工 作以及下学期工作计划。03文件柜资料的特征是比较大型的年度的 计划总结等,文件普通都比较集中,重叠成一定的厚度进行归档;04文件柜为督导部专用,主要放置社团评优、A类活动申请, 社团调研以及督导部内部的相关资
4、料;05文件柜分为两部份,主要内容是各种表格性质的文件以及经 常使用的备份文件。左半部份放置已经填写或者使用的表格和文件, 大部份是有一定历史的,几乎再也不使用的资料,只作为参考备份; 右半部份放置的是空白的表格和已经使用的办公室日常的公章使用簿,值班记录表,物品借出本等(即办公室办公桌上以及悬挂的时常 使用的表格);06文件柜放置各种活动、会议可能使用的工具以及其他物 品;07文件柜放置各社团的成立资料(文件夹形式),从A-G, H- N(已按字母顺寻罗列好);08文件夹承接07文件夹的材料,是从0-T, U-Z的社团成立 资料,这两个文件柜的内容不予变动。09文件柜是杂物柜,主要放置各种使
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- 2022 办公室 文件柜 方案
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