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1、集中采购管理制度(讨论稿)审批:时间:年 月曰3零星(紧 急追加) 采购计划提前三天请提供详细使用计划,包括需求总量、使用时间, 材料名称,规格,质量技术规定等,追加计划阐明 追加原因。紧急追加计划需主管副总书面或 同居、O6.2、 分子企业集中采购需求的I提报流程为:分子企业需求部门一一需求部门 负责人一一分子企业总经理一一采购经办(详细见本制度3.2条规定)部门。 集团计划财务部只对接到各分子企业,各分子企业根据企业状况指定部门进 行采购需求的汇总整顿。6.3、 集团总部职能部门集中采购需求的提报流程为:总部需求部门一一需求 部门负责人一一需求部门的分管副总一一采购经办部门。6.4、 采购
2、经办部门汇总采购需求,形成集中采购计划。集中采购计划的审批 流程为:经办部门部负责人审核一一主管副总审核一一采购领导小组审批。6.5、 集中采购计划需知会项目管理部、风险控制部等有关部门。7.集中采购管理程序采购计划经审批通过后,进入采购管理程序,招标采购管理程序,参见招标 采购管理措施,非招标采购采购遵照如下程序:采购方式选择一市场调查一 资格审查一供应商选择一成果确认一签订协议一履约管理一资金支付。7.1、 采购方式选择由采购经办部门牵头构成采购执行小组,按照本制度第5条规定,选择对应 采购方式,并经主管领导审批。7.2、 市场调查 进行市场调研、询价、确定供应商范围,搜集产品和供应商的资
3、料和信息, 针对计划采购的材料设备建立专题数据库,对意向供应商,规定供应商递交 报价表,及各类证明文献(包括企业简介、企业资质证明资料、产品质量证 明资料、物资的有关证明、获奖证书等),并对其资格进行评审。7.3、 供应商选择技术复杂或市场化程度不高或供应市场理解少或重要的集中采购项目,为保 证采购质量,在实行进度容许的状况下,一般应当组织资格预审,必要时组 织现场考察,在确定合格供应商的基础上实行采购。7.4、 成果确认7.4.1、 采购执行小组初步确定确定供应商提交有关领导审批,在一万元如下 的I,由子企业总经理审批;采购金额在一万元如下的,由主管领导审批;采 购金额在一万元以上的,由主管
4、领导提出选择提议,上报招标采购领导小组 审批确定;。7.4.2、 采用单一来源方式采购的,由协商小组所有组员在协商记录上签字后, 报总经理办公会审批。7.4.3、 小额零星物资或劳务等的采购可以采用统签协议集采方式,由需求部 门直接向供应商下单采购。10000元如下采购均视为小额零星采购。744、在不违反本制度其他条款的状况下,为了规避年度多次进行小批量的同类物资采购导致的人力物力挥霍,集团实行确定年度合格供应商,在协议框架下分批次购置的方式,详见大庆城投集团供应商管理制度7.5、 签订供货协议采购经办部负责将选择成果告知各供应商,同步规定中选的供应商前来办理 有关协议事宜。7.6、 履约管理
5、采购经办部门负责按协议约定日勺条件实行采购协议,并负责采购需求部门履 约过程的管理和监督。7.7、 资金支付。集中采购项目的资金,原则上由集团财务部统一支付。资金支付申请由集团 采购经办部门按协议约定发起,履行集中对外采购支付流程;财务部根据子 企业采购申请及验收单,做好内部资金的内部划拨和内部。8、监督及罚则8.1、 各分子企业、各部门自觉接受采购监督指导小组日勺监督。8.2、 集团风控部门对集中采购工作全过程进行监督。8.3、 未按本管理措施对集中采购工作进行组织、管理、监督,给集团导致损 失的I,在集团范围内通报批评,并予以对应日勺经济惩罚和行政惩罚,涉嫌构 成犯罪日勺,还将依法追究刑事
6、责任。9.支持文献9.1、 总务用品需求单9.2、 总务用品管理流程9.3、 工程材料需求单9.4、 集中采购审批权限表附件L总务用品计划申请表总务用品计划申领表单位名称:申请日期:年 月日序 号办公用品名称型号规格单位计划领用数 量备注12345678910申请人:项目经理:办公室意见:附件2:总务用品管理流程总务用品管理流程流程图管理重点责任岗位 时间要求 输出记录部门需求申请每月初,各部门根据实际 需求,填写办公用品计 划申请表,IT使用申 请表递交给办公室。各部门,子公司负责人每月15日前办公用品计划申请表,IT使用申请表拟定月度采购 计划一r汇总各部门需求计划,核 查库存,拟定月度采
7、购计 划总务用品管理 责任人20日前r办公刍3审核);-综合主任负责对申购计 划进行初审:申请数 量,规格是否合理。综合办主任办公用品 计划申请 表,IT 使用申请表1I.预3书审核触卜.综合办审核通过后,报 财务负责人审批,在预 算范围内,直接审批。财务部负责人办公用品 计划申请 表,IT使用申请 表1总算理一 n直事忘审匕超出预算,由总经理/董 事长审批,签字认可, 若不同意申购中止。总经理/董事长办公用品 计划申请 表,IT 使用申请表物品采购采购负责人负责询价,如 有异常报部门主任审核, 审核通过后再制定供应商 采购。综合办T采购后的办公用品,统一由办 公用品保管员办理入库手续, 对下
8、发的办公用品办理出库手 续,登入台账。有完备出入库 手续的采购费用才能进入财务 报销程序。每月出台账报表。综合办负责 人、办公用品 保管员出入库手续办 理1每月5日前,办公用品 负责人根据各部门需求 计划发放办公用品各部门负责 人每月3日前发 放当月办公用 品保管/使用1r综合办每月组织一次盘 点,并拟定盘点报告办公室/办公 用品保管员每月30日物资盘点表盘点附表3:月度集中采购需求单工程项目月度采购申请单项目编号日期工程/项目名称协议号采购性质协议内。协议计划外()追加()更换()测试()序号名称产品配置规格型号单位数量项目规定 供货期确认到 货期备注123456789质量原则及产品规定到货
9、日期到货地点项目经理:,造价员:.施工员:子企业经理:主管经理:.预算部主任:附件4:大庆城投集中采购审批权限表大庆城投集团集中采购审批权限表采购方式类别金额分子企业 总经理/分 管副总主管领导采购领导小 组公开招标严格按照法律法规有关规定确定中标单位邀请招标严格按照法律法规有关规定确定中标单位内部招标所有的内部招标采购均需总经理办公会审批竞争性谈 判工程类10万(含)如下审批10万-50万(含)审批50万TOO万(含)审批重要设备、材 料等货品5万(含)如下审批5万-20万(含)审批20万-50万(含)审批勘察、监理、 设计等服务 改1采购5万(含)如下审批5万-10万(含)审批10万-20
10、万(含)审批集团办公设 施设备5万(含)如下审批5万-10万(含)审批由招标方式转为竞争性谈判项目审批单一来源 采购所有的单一来源采购均需总经理办公会审批询比价采 购工程类10万(含)如下审批10万万0万(含)审批50万TOO万(含)审批重要设备、材 料等货品5万(含)如下审批5万-20万(含)审批20万-50万(含)审批勘察、监理、 设计等服务 改1采购5万(含)如下审批5万-10万(含)审批10万-20万(含)审批集团办公设 施设备5万(含)如下审批5万-10万(含)审批1、目的12、范围13、职责14、集中采购处理方案35、采购方式选择46、集中采购计划67.集中采购管理程序78、监督及
11、罚则99.支持文献10附件L总务用品计划申请表10附表2:总务用品管理流程 12附件3、月度集中采购需求单12附件4:大庆城投集中采购审批权限表15集团集中采购管理制度1、目的为深入规范集中采购管理工作,打造统一日勺集中采购平台,维护集团日勺合法 权益,控制经营管理成本,保证集中采购工作的有效性和工作效率。2、范围本制度合用于集团总部和全资、控股子企业(如下统称“子企业”)所有物 资和服务类采购行为。3、职责3.1、 采购领导小组是集团采购管理领导部门,综合办部是集团采购领导小组 的办事部门,负责设计集中采购管理模式,建立采购制度。3.2、 采购领导小组由采购项目业务主管部室:工程技术部、综合
12、办、风险控 制部、分管财务部和风险控制部的集团主管领导、集团总经理构成。3.3、 集中采购工作职责划分采购类别申请部门经办部门结算部门监察部门采购执行小组1工程项目有关子企业工程部财务部风控部由采购需求部 门、风控部门、 有关领域专家 构成三人以上 单数构成2总务办公用品需求部门综合办3固定资产需求部门4服务、征询等需求部门需求部门3.3.1、 申请部门职责提出采购需求;起草采购技术指标;提出商务条件和评价原则;配合采购经 办部门完毕供应商选择;负责集中采购协议的履约和验收工作;配合集团采 购经办部门对协议供应商评价等。3.3.2、 采购经办部门审核申请单位采购计划、采购项目技术指标;提出集中
13、采购项目的I商务条件 和评价原则;组织起草和签订集中采购协议;监督子企业采购协议履约和验 收;提出集团本部和分企业的集中采购款项的支付申请,并办理结算事宜等。3.3.3、 采购结算部门明确采购项目的预算资金;办理集中采购过程中的财务事宜;配合采购部对 供应商进行财务审查;根据货品出入库状况和项目执行进度,负责集中采购 协议款的支付,并进行账务处理等。3.3.4、 采购监查部门监督集中采购工作操作程序的规范性、管理环节的完善性和工作人员履职尽 责的廉洁性;处理采购法律事务;对采购文献进行合法性、合规性审核;根 据集团协议管理有关规定牵头组织采购协议审核;审定集中采购协议范本; 配合采购部对供应商
14、进行资格审查等。3.3.5、 采购执行小组 负责非招标采购方式日勺市场调查、寻找供应商、供应商选择、竞争性采购谈判,最终确定采购方式和选择供应商。3. 3. 6、采购监督指导小组由国资委、集团监事会、集团纪检部门分别指定专人构成采购监督指导小组, 履行监督、指导日勺职责。 定期听取集团集中采购工作汇报,对存疑事项有一票否决权。 选择重大项目进行全程监督。 对集团所有集中采购项目进行抽查,对发现的问题提出整改意见, 限期整改。4、集中采购处理方案4.1、实物类采购类别处理方案1工程材料类集中采购分散收货集中结算内部结算各分企业或项目部设置仓库,规范仓库收发存管理系统,验收 单据提交集团工程部、财
15、务部作为内外部结算手续2总务办公用品集中采购集中收货内部调拨集中结算内部结算综合办设置总务用品仓库,按财务规定建立收发存台账,验收 及领用单据,作为财务内部结算和库存盘点的根据。4.2、固定资产采购,详细见固定资产管理制度。4.3、服务类采购类别处理方案1工程服务类如施工单位或设计单位选择等,子企业或项目部提出申请、走 完审批流程,工程技术部按集中采购有关规定流程执行2非工程服务类如审计单位、财务软件选择,需求部门提出申请,走完审批流 程,由需求单位执行集中采购流程4. 4、单次采购额局限性元小额零星物资或劳务等日勺采购类别处理方案1小额零星物资和 劳务采购统签协议集采模式:总部统一与供应商签
16、订采购协议;下级企 业只能根据总部签订的协议向供应商下达采购订单5、采购方式选择5.1、 按照“应招必招、能招尽招的I原则,优先选用招标采购方式,到达如 下条件,必须实行招标采购。5.1.1、 1. 1、非工程类单项物资设备或服务一次性采购额超过50万元。5.1.2、 施工单项协议估算价在200万元人民币以上日勺;5.1.3、 重要设备、材料等货品日勺采购,单项协议估算价在100万元人民币以上期5.1.4、 勘察、设计、监理等服务日勺采购,单项协议估算价在50万元人民币 以上日勺;5.1.5、 单项协议估算价低于上述规定的原则,但项目总投资额在3000万元人民币以上的5.2、 集中采购方式选择
17、5.2.1、 集团集中采购方式重要分为公开招标、邀请招标、内部招标、竞争性谈判、单一来源采购、询比价采购。5.2.2、 集中采购方式选择序号符合下列采购情形描述者,选择对应的采购模式采购模式选择1到达5. 1规定招标采购条件,原则上必须选择公开招标采购公开招标采购2到达5.1规定提条件,但有如下情形之一者,可选择邀标方式1、技术复杂或具有特殊性或受项目实行环境的1限制,只能从有限范围的1 供应商处采购时;2、采用公开招标方式的估计费用占采购项目预算比例过大日勺;3、集团战略合作框架内的选型产品和服务,经认证的供应商超过3家(含) 以上,且无特殊规定的;4、采用公开招标方式不能满足项目规定,但合
18、适邀请招标的;5、国家或大庆市规定的其他特殊情形。邀标采购31、招标后没有供应商投标或者没有合格投标时或者重新招标未能成立 孙2、技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者详细规定的;3、集团战略合作框架内的1选型产品和服务,经认证的供应商3家(不含) 如下的;4、采用招标所需时间不能满足顾客紧急需求时;5、不能事先计算出价格总额的;6、国家或大庆市规定的其他特殊情形。竞争性谈判41、集团子企业可以依法建设、生产或者提供及1;2、采用特定的专利、专用有技术或者有特殊规定,只能从唯一供应商处 或需要从某一集团战略合作伙伴处采购区I;3、公开招标后,仅有唯一供应商参与投标的或产品性能技术参数仅有唯
19、 一供应商满足的;4、发生了不可预见日勺紧急状况或防汛抢险中紧急需要不能从其他供应商单一来源方式 采购处采购U勺;5、需要向原中标人采购,否则将影响施工或者功能配套规定的;6、国家或大庆市规定的其他特殊情形。51、货品规格、原则统一、现货货源充足且价格变化幅度小的I;2、服务规定明确、服务规范和原则统一、服务市场成熟且价格公开透明 日勺。询价方式采购6、集中采购计划6.1、集团集中采购工作实行严格的计划管理,原则上下月启动的集中采购项 目必须列入月度计划,以便企业整体安排。6. 1.1、总务办公用品、固定资产、服务类采购序号类别申请时间申请材料规定1总务及办公 用品每月15日明确类别、名称、规格、数量、尤其规定需书面阐明2固定资产参照固定资产管理制度3服务征询类明确需求目的1、需求时间、工程采购计划序号申请类别申请时间申请材料规定1大宗米购 计戈1及项目总 需求计划项目总需求 计划必须项 目动工前 天申请,大宗 采购计划使 用前过天申 请1 .预算部负责提供材料设备的数量、计划采购成本 等。2 .项目部负责提出材料设备的进场时间规定、现场 安装规定、设备型号、参数等,并负责与监理企业、 业主沟通,确认采购的有关需求,最佳能提供材料 样板。2月度采购 计戈每月15日 前提交下月 采购计划1.申请材料规定请提供详细使用计划,包括需求总量、使用时间, 材料名称,规格,质量技术规定等。
限制150内